相手を不快にさせない電話マナー

171

顔が見えないだけあり電話の対応一つでその人の人格、ひいては会社のイメージまで左右していきます。
社会人として相手に不快感を与えないような電話のマナーを身につけたいものです。

相手を不快にさせないしゃべり方

正しく敬語を使うことはもちろん大事です。しかし、丁寧な言葉を使っていても不快に感じることはないでしょうか。

・早口でしゃべる

相手が聞き取れない、聞き返してしまうようなスピードはせかされているようにも感じ良い印象は受けません。
電話でしゃべる時は少し意識してゆっくりとしゃべるようにしましょう。上品さもアップします。

・語気が強い

無意識に口調が強くなっている人もいます。聞いている方は責められているような気分ですので柔らかさを意識してしゃべるようにしましょう。

・機械的なしゃべり方

マニュアル通り、機械のように淡々とした受け答えは相手に緊張を与え、不信感さえ持たれてしまいます。
少し抑揚をつけて温かみのあるしゃべり方をしましょう。電話でも笑顔を心掛けられるといいですね。

印象の良い電話の受け方

なるべく3コール以内に出るようにしましょう。出るのに時間がかかった場合には「お待たせしました」と一言付け加えると印象が良くなります。
そして、手元には筆記具を置いて常にメモをとれる体勢でいましょう。会社名、部署名を名乗り少し高めの声を出すと電話機から聞き取りやすくなります。
「おはようございます」や「お世話になっております」などの言葉は会社では必須の挨拶です。一言添えるだけで相手を気遣い、柔らかい印象を残すので、忘れずに言うようにしましょう。
電話を切るときも意識してそっと置くようにしてください。

印象の良い電話の掛け方

まずは電話をかける前に何を話すのか、必要な書類は用意されているかを確認し準備を整えて臨みます。
相手とつながったら、相手の都合がよいかどうかを確認して要件を伝えます。ポイントは、内容はまとめて明瞭に話し、重要な点は再度確認することです。

電話対応でこんな時どうしよう?

・電話が聞き取りにくい!

相手の声が小さいせいだとしても「お電話が遠いようです」とあくまで電話機の不調という姿勢を守ってください。
ほとんど聞き取れないような場合はお詫びをし、いったん切らしてもらいましょう。

・電話が途中で切れた!

かけた方からかけ直しましょう。「電話が切れて申し訳ございません」とお詫びするのを忘れないようにしてください。

・折り返しの電話がかかってこない!

1時間ほど待ってみてもかかってこないようならこちらからかけ直してみましょう。
「たびたび申し訳ありません」とお詫びをし、緊急の用事ならこちらから連絡する方法はないか聞いてみましょう。

The following two tabs change content below.

家事花子

主婦歴10年、日々の家事をどう効率よく手抜きするか試行錯誤しています。節約大好き。
  • このエントリーをはてなブックマークに追加

関連記事

アーカイブ

カテゴリー

ページ上部へ戻る